做好项目的5大难题和5点注意

做项目的“5大难题
 
01:忌:计划不明,目标模糊(时间管理)
 
现象1:某项目开始时,因为上马及时,管理人员忽视项目前期准备,只对工作做出每月计划和每周计划,但并未细化,空有工作目标。项目开始后,中层管理者及执行者对阶段目标解读不同,导致结果同。 
 
现象2:项目开始后,未留出一定的“缓冲时间”,整个计划未考虑到不可控制因素的影响,按计划对工作进行安排,几乎排满整个日程,待后期逐渐发现计划有变时,调整后的计划所用的时间多于原计划所用的时间,最终致使项目成员乱了阵脚。
 
 现象3:项目开始后,项目成员未及时了解项目的目的和方法,缺乏对下一阶段具体工作认知,导致走进“迷茫”阶段,大大影响了项目的进展和有效的工作时间。 
 
现象4:项目开始后,对具体工作未做分工,导致工作重复或者工作无人做。例如,在调研访谈期间,最忌讳访谈中安排谁负责提问、谁负责记录、谁负责整理等,这些必须在访谈前就有计划和规范,并将每一步落实到具体的人,避免因小问题导致大错误。
 
02:忌:概念繁杂,方法不足(项目管理)
 
现象1:项目开始时,做了大量的培训,对需要做的事情进行了解读,但只是对概念的解读,没有具体到如何能得到这些数据,导致每个人都有各自的看法,最后数据不统一,工作效率大打折扣。
 
 现象2:项目开始后,工作的工具性不强,导致工作不规范,为了统一规范,不断地进行调整,造成人员思想的混乱和无序,形成思想的疲劳,降低执行的准确性。
 
 现象3:项目进行时,工作概念有“兼容现象”,两个相似概念区别不大,导致数据收集时,没有明确的概念区分,造成概念的混淆和错乱。
 
 现象4:项目进行时,没有对具体工作进行分类并甄别作方法,属于没有思路就去做一件事,造成项目无效时间增加,最终在实践中摸索方法逐步调整,降低了项目运作的效率。
 
 03:忌:主次不分,考核不明(执行与控制)
 
现象1:工作内容,没有分类处理;工作中出现的问题,也没有分类处理,眉毛胡子一把抓,哪个问题来了就处理哪个问题,造成项目失控,有效工作时间减少。
 
 现象2:对于项目人员考核,没有明确和坚定的标准,管理松散,导致纪律性不强,执行中明显出现偏差和不足,最终使项目偏离目标。
 
 04:忌:各自为政,团队不合(团队管理) 
 
现象1:团队管理没有明确的分工,各自为政;没有沟通和交流,各自进度无法共享,问题也无法共同处理。
 
 现象2:开展工作时,没有明确的目标,导致团队成员理解差异、思想没有得到统一,最后靠强硬的政令和权力的级别推动项目进展,项目由主动推进变成被动执行,执行效果差别很大。

 

 

05:忌:偏离执行,态度不正(团队管理) 
 
现象1:对工作理解不深,追求对自我有利的工作目标和工作地点,在执行中缺乏对工作的整体认知。例如,为了兼顾其他个人利益,争取在方便自己的地点工作而不是按工作原则进行分配,最终影响了工作。
 
 现象2:因为项目团队思想没有统一,存在各自认知偏差,本身对待工作的态度不同,导致工作中执行偏离,并对偏离后的调整认知不足。 看到这里,其实很多读者会发现,做好一个项目所遇到的困难远远不止这些,笔者在这里只是引玉之砖,希望能起到一定的作用。

做项目的“5点注意

01:忌:各自为政,团队不合(团队管理)

项目过程中,目标明确是指让团队成员时刻知道项目所处的阶段和当前的状态,并且知道下一步工作的安排和目标,以免团队成员精力分散并处于困顿状态。

计划周详是指工作的计划应该计划到每周、每月、每季度,并且针对每个阶段的工作进行检查和总结,以更好地推进新的工作。其中,对于计划中,竭力避免的是对于人员的分工问题,例如,在调研阶段,两个或两个以上的小组进行调研,记录、访谈、整理、总结等,分工必须明确,否则项目的计划性必受影响。

02:注意:把握进度,明确分工

上面提到项目计划的时候,提到人员的分工和阶段性的计划和总结,这里也可以总结为进度和分工,进度是在时间维度上的分工,而分工则是对人员组织维度上的分工,使得所有参与项目的人都明确自己的位置,避免工作的重复和无序状态的出现。

通常在项目进程中,有目的和进度,但缺乏监督和检验,或者是缺乏工具和规范,导致进度拖延和滞后。例如,在某公司进度有规定,但无检验,导致工作涣散、凝聚力不强,即使后期发现工作方向有偏差,再纠正的时候为时已晚,执行人先前的惰性导致后期的调整出现一定的延滞和态度的不重视,最终表现为无序的状态。

03:注意:工具操作,统一规范

项目进行中,对于执行人员来说,工具的操作性和规范性是具有指导意义的,一旦工具性不强,将导致各个执行小组出现不兼容的工作流程及结果,而且将花费更多的调整时间,工具的操作性也是关系到这个环节的一个重要指标。

例如,一个项目在开始前,开展工作的工具偏离实际,操作性受到一定质疑将导致对他工具的怀疑和不信任,对于开展一个咨询项目来说,这不利于工作的开展。另外,在工具操作的过程中,务必保持工具的一致性和规范性。

04:注意:赏罚分明,结果导向

正所谓“没有规矩不成方圆”,在一个团队中,工作的首要原则保证了工作的顺利进行和后续工作的不断改进,也是使得一个团队始终保持积极性和前进状态的重要保障。

作为员工,特别是从事销售的人员,他们有着一定的沟通技巧和处理人际关系的能力,作为基层员工又无法察觉到工作的整体性和规范性,往往导致他们没有相对统一的工作规范,为此必须保证工作顺利进行时的赏罚分明。一方面,用激励措施,引导员工的工作导向;另一方面,用结构导向,保证工作的顺利完成,并在完成的过程中不断修正、不断监督,保障工作的有效进行。

05:注意:善于整合,善于发现

项目工作中,有很多事情需要整体的配合,有些事情更需要外界资源的配合,因此善于整合资源将大大加强项目管理的效率。

例如,对工作内容的整合,很多数据收集不是盲目的,有些需要看公司的报表即可,有些需要到市场上逐步收集,有些需要经过经验人士的分析,不同类型的工作,在整合后工作量完全可以降低很多。

对于工作时间的整合,为了防止项目后期发生的各种问题,每个工作计划应保持前紧后松,并留出一部分备用时间,以保证所有工作的顺利进行,万无一失。

在项目执行阶段,资源的整合尤为重要,广告、渠道、仓储、销售等所有环节都能把资源整合在一起,如异业联盟广告,很多做冰箱的厂家做广告时也带上其他品牌的纯净水,而较为经典的是可口可乐与麦当劳、百事可乐与肯德基的联盟,当今网游盛行时,再次出现饮料和网游的联盟,这些都是充分利用整合的效果。

在项目执行中,要善于发现问题,问题不是没有解决办法,如果问题都不能发现,也谈不上解决。

所以,善于发现问题,有时比解决问题更为重要。